If there’s a book you really want to read, but it hasn’t been written yet, then you must write it. – Toni Morrison, Pulitzer Winner
Tidak banyak yang tahu, dan jarang ada yang mengulas cara mendapatkan UEI, 12 digit nomor paling berharga untuk melegitimasi organisasi anda untuk berbisnis dengan pemerintah Amerika Serikat termasuk mengajukan proposal grant. Tanpa nomor ini seberapa besar organisasi anda, tidak akan dapat berbisnis dengan pemerintah Amerika Serikat secara langsung. Tulisan ini mengulas pengalaman pribadi bagaimana organisasi saya berjibaku selama enam bulan mendapatkan nomor UEI yang penuh dengan kebingungan. Saya berharap tulisan ini dapat membantu anda dalam mendapatkannya UEI.
Baca Juga : List Website untuk Mencari International Grant di 2024
Pada Juni 2022, organisasi kami berencana untuk mengikuti beauty contest hibah internasional yang diadakan oleh USAID. Puluhan paper kami baca, ratusan lembar proposal kami tulis, strategi implementasi sudah kami susun, hingga sejumlah rekanan telah kami persiapkan. Celakanya langkah kami terhenti pada proses administrasi di mana organisasi kami diminta untuk membubuhkan nomor UEI organisasi kami. Pada saat itu, kami tidak kehabisan akal dan mengubah susunan strategi agar melibatkan kantor induk kami yang terletak di Washington D.C. Namun pihak manajemen Indonesia tidak tinggal diam dan meminta organisasi untuk dapat memiliki nomor UEI sendiri dan tidak bergantung pada kantor induk. Pihak manajemen lantas menunjuk saya untuk mengepalai pekerjaan ini.
Apa itu UEI ?
Tidak banyak artikel yang membahas mengenai nomor UEI ini, bagaimana cara mendapatkannya, syarat-syarat bagi setiap organisasi, apakah dapat mengajukan dari Indonesia, dll. Wajar memang karena memang pada saat itu nomor UEI baru saja diwajibkan. UEI merupakan singkatan dari Unique Entity ID, yakni suatu nomor seri yang disematkan oleh pemerintah Amerika Serikat kepada suatu organisasi yang diizinkan berbisnis dengan pemerintah Amerika Serikat untuk mendapatkan hibah (grant), maupun kontrak. Penggunaan nomor UEI menjadi wajib setelah diumumkan penggunaan nomor DUNS (Data Universal Numbering System) yang resmi ditutup pada 4 April 2022. Pendaftaran UEI dapat dilakukan dengan “mudah” pada situs SAM.gov. Mereka meminta organisasi untuk mengirimkan list dokumen yang pada saat itu antara lain:
- Articles of Organization/Incorporation
- Tax Returns/Filings
- Certificate of Formation
- Articles of Formation
- Certificate of Organization
- Utility Bills
- Bank Statements
- “Doing Business As” Documentation
- Stock Ownership
- Share Certificates
- Employment Identification Number documentation
- Tax ID Documents
- Company Bylaws
- Operating Agreements
Meskipun begitu panjang list dokumen yang diminta, saya yakin organisasi sehat manapun akan dengan mudah memenuhinya. Lantas langkah kami terhenti pada pertanyaan tertera di langkah berikutnya. Sebutkan NCAGE number organisasi anda, kira-kira begitu terjemahannya. Saya dan rekan-rekan tertegun merenungi pertanyaan tersebut dan menghabiskan 6 bulan kemudian untuk menyelesaikannya.
Apa itu NCAGE ?
NCAGE merupakan singkatan dari NATO Commercial and Government Entity, yakni suatu nomor seri terdiri dari lima digit yang dianugerahkan NATO (North Atlantic Treaty Organization) kepada organisasi yang hendak berbisnis dengan pemerintah Amerika Serikat. Secara pribadi saya juga tidak memahami peran NATO dalam urusan penomoran ini, namun yang saya pahami ada peran militer Amerika Serikat dan sekutunya yang tergabung dalam NATO guna menyeleksi dan mengaudit calon supplier dan vendor untuk pemerintah Amerika Serikat.
Lantas apakah saya harus mengajukan permohonan ke NATO secara langsung ?
Dalam situsnya, NATO menunjuk rekanannya di tiap-tiap negara di dunia untuk menjadi assesor yang membantu NATO. Di Indonesia, rekanannya yakni Pusat Kodifikasi dan Badan Sarana Pertahanan (Puskod Baranahan), Kementerian Pertahanan. Dalam situsnya anda dapat temukan formulir untuk pengajuan nomor NCAGE. Secara umum, Puskod Baranahan memintakan hal yang sama yang disyaratkan pada saat pendaftaran UEI. Namun tidak berhenti di sana, sebagai bagian dari prosedur assessment dari NATO, Puskod Baranahan perlu mengaudit organisasi anda. Anda sebaiknya menyiapkan paparan visi-misi, dan kegiatan organisasi anda secara detil dan mudah dipahami. Saya sempat meremehkan proses audit ini, secara hampir belasan tahun saya menanggapi maupun menjadi auditor dari audit keuangan, audit IT dan audit ISO 27001. Namun audit ini berbeda dimensinya, ini adalah audit keamanan nasional, dan hubungan internasional. Anda akan ditanya antara lain :
- nilai-nilai luhur organisasi
- apakah organisasi anda terlibat paham teroris
- apakah sumber pendanaan anda berasal dari pendanaan ilegal
- apakah program-program organisasi anda membahayakan kedaulatan bangsa
- apakah program dari organisasi anda mengancam kedaulatan dan kedamaian bangsa lain
Bayangkan pertanyaan ini diajukan kepada Anda oleh seorang perwira menengah dengan badan setinggi pintu. Namun yang sebenarnya menjadi permasalahan bukan cuma menjawab pertanyaannya, namun kuota assessment-nya yang hanya tidak sampai enam hingga delapan organisasi dalam satu bulan. Organisasi anda harus sabar menunggu dalam antrian. Kami beruntung mengantri cukup dua bulan, hingga akhirnya mendapatkan kesempatan assessment.
Nomor NCAGE lalu Nomor UEI
Tepat pada penghujung Desember 2022, organisasi kami dinyatakan lulus dan dianugerahi nomor NCAGE oleh Puskod Baranahan. Terdapat seremoni kecil-kecilan di kantor Puskod Baranahan dengan sedikit wejangan bahwa kontrak bisnis maupun hibah dari Pemerintah Asing merupakan amanah. Terlebih lagi organisasi yang bekerja sama dengan Pemerintah Asing tidak hanya membawa organisasinya saja, namun juga membawa martabat bangsa di kancah Internasional. Berselang lima menit dari acara seremonial tersebut, bagian keuangan dan administrasi kantor memasukkan lima digit nomor ke dalam formulir halaman terakhir dari SAM.gov. Kurang dari 2 x 24 jam berikutnya kami dikirimkan email yang menyatakan nomor UEI untuk organisasi kami telah diterbitkan.
